Que recherchons-nous ? ✏️

Au sein de l’équipe Global Operations d’UTMB Group, le/la Global Volunteers Manager joue un rôle central dans l’animation, la structuration et la montée en maturité du réseau des coordinateurs bénévoles des événements UTMB World Series (zone EMEA, Amériques, Asie-Pacifique) afin de garantir une expérience bénévole cohérente, qualitative et alignée avec les standards du groupe.

Elle/il assure également la coordination et la structuration du dispositif bénévole du HOKA UTMB Mont-Blanc, en lien étroit avec le responsable des bénévoles dédié à l’événement et la commission bénévole.

Les bénévoles sont un pilier essentiel des événements World Series : leur engagement, leur énergie et leurs sourires contribuent directement au succès opérationnel des courses et à l’expérience des athlètes.

Tes missions 👇

En tant que Global Volunteers Manager, tu seras rattaché(e) directement au Head of Operations. Tes principales missions seront :

Périmètre World Series (55%)

Animation & accompagnement du réseau des coordinateurs bénévoles

· Créer une communauté de responsables bénévoles : réunions régulières, workshops thématiques, retours d’expérience, espace partagé de ressources.

· Diffuser les bonnes pratiques et identifier rapidement les évènements nécessitant un accompagnement renforcé.

· Offrir un soutien méthodologique.

· Accompagner les nouveaux évènements dans leur montée en compétence.

Standards & guidelines du Volunteer Management

· Définir, structurer et mettre à jour les lignes directrices du circuit : recrutement, formation, encadrement, briefings, sécurité, fidélisation.

· Produire et maintenir des guides pratiques, templates, checklists et modules de formation.

· Garantir la cohérence avec la vision de l’Excellence Opérationnelle et les orientations pluriannuelles du groupe UTMB sur le sujet

Récompenses, incentives & fidélisation

· Étudier les dispositifs existants au sein du circuit et à l’extérieur (autres organisations sportives, ONG, culture…).

· Définir un standard UTMB clair sur les avantages bénévoles et les programmes de fidélisation. Mettre en place un cadre standardisé suffisamment souple pour être adapté localement mais suffisamment solide pour éviter les disparités.

· Définir et améliorer les processus de mesure de la satisfaction des bénévoles (construction d’enquêtes, définition d’indicateurs, identification des irritants globaux…).

Harmonisation des outils & support au déploiement

· Identifier les besoins en outils digitaux pour la gestion bénévole (CRM bénévoles, planning, communication, check-in, reporting).

· Organiser le déploiement, la formation et assurer un support opérationnel avant et pendant les évènements.

· Suivre l’usage réel des outils et proposer des améliorations continues.

Collaboration transverse

· Collaborer avec les équipes Marcom sur les stratégies de fidélisation, les campagnes bénévoles et la valorisation du rôle des volontaires.

· Collaborer avec les équipes Global Ops pour intégrer les standards bénévoles dans les guidelines opérationnelles, audits et maturité des évènements.

· Collaborer avec les équipes Orga pour inclure des prérequis de formation sur les postes sensibles.

Suivi, indicateurs & amélioration continue

· Construire un tableau de bord global du circuit.

· Soutenir les évènements dans l’analyse de leurs retours bénévoles et dans la mise en œuvre d’actions de progrès.

Périmètre HOKA UTMB Mont-Blanc (45%)

Relationnel

Animer et faire le lien avec la commission bénévole en collaboration avec le responsable des bénévoles spécifique au HOKA UTMB Mont-Blanc

Relation avec les prestataires fournisseurs spécifiquement concerné par la mission bénévole (ex : boulangeries, hébergement à l'UCPA & Lycée)

Valorisation de l’expérience bénévole

Définition d’une stratégie d’inclusion (ex : handicap, lutte contre l’obésité, réinsertion, ...) par le biais des missions bénévoles en lien avec Lien et la responsable des opérations RSE et/ou l’équipe sport & sustainibility incluant le partage de l’information en interne et via le rapport d’impact rédigé pour le compte de l’événement.

Définition de ce qu’est “l’expérience bénévole”. En quoi l’expérience que nous leur permettons de vivre est bénéfique, dans l'intérêt du bénévole et un bénéfice social qui serait socialement dommageable de perdre en remplaçant les bénévoles par des prestataires.

En lien avec l'équipe communication et la commission bénévole pour établir un plan de communication concernant cette expérience bénévole et suivi de la réalisation de ce plan.

Soutien sur l’événement HOKA UTMB Mont-Blanc du responsable des bénévoles

Définition des process à mettre à disposition et des missions bénévoles (écriture pour certains process et suivi que c'est bien fait dans les temps par l'équipe pour d'autres)

Spécialement sur les mois précédant l’événement jusqu’à la réalisation de l’événement, supervision de la bonne mise en place de tous les à côté nécessaire aux missions bénévoles (logistique, rooming de l'hébergement des bénévoles, restauration des bénévoles, dotation, navette entre les lieux d'hébergement bénévole et le centre de Chamonix, ...)

Spécialement sur les mois précédant l’événement jusqu’à la réalisation de l’événement, tâches administratives & partage des informations aux bénévoles (Définition du guide bénévole, newsletter, disponibilité des salles pour l'événement et pour les réunions d'informations, remboursement, ...)

Lieux de travail 📍
Chamonix Mont-Blanc